Автоматизація відділу продажів: 8 процесів, які CRM може робити замість менеджера

Менеджер з продажу витрачає на продажі менше часу, ніж здається. Решту забирають записи після дзвінка, пошук переписки, нагадування собі, перевірка оплат і звіт для керівника. Саме на цих кроках і губляться клієнти: менеджер не записав, тому не передзвонив, і клієнт купив у конкурента.

Автоматизація відділу продажів означає, що CRM бере на себе ці повторювані кроки, а менеджер займається розмовами. Нижче розбираємо вісім процесів, які можна автоматизувати вже зараз, і пояснюємо, що з них варто доручити AI.

1. Заявки потрапляють у CRM самі

Без автоматизації: клієнт дзвонить або пише в Telegram, і менеджер має сам створити угоду. Якщо він зайнятий, то створить її ввечері або не створить зовсім.

З автоматизацією: кожен дзвінок, повідомлення й лист з’являються в стрічці клієнта без участі менеджера. Для нового клієнта створюється нова заявка, а розмова з відомим клієнтом прив’язується до його відкритої угоди.

Це перший і найважливіший процес: усе інше працює лише тоді, коли в CRM є всі звернення, а не ті, що встигли внести. Як підключити месенджери, ми розповіли в статті Telegram і Viber у CRM.

2. Нові клієнти розподіляються між менеджерами

Без автоматизації: керівник роздає заявки вручну або за принципом «хто перший взяв». Хтось перевантажений, хтось сидить без клієнтів, а заявка годину ніким не взята.

З автоматизацією: нові звернення розподіляються по черзі або за навантаженням, а керівник бачить, хто скільки звернень узяв і як швидко відповів.

3. Пропущені дзвінки не залишаються без передзвону

Без автоматизації: пропущений дзвінок видно в журналі телефонії, але ніхто не відповідає за передзвін.

З автоматизацією: пропущений дзвінок стає задачею з відповідальним, а звіт показує, скільки пропущених лишилось без передзвону й скільки часу минуло. Чому це найдешевші втрачені клієнти, пояснюємо в статті Пропущені дзвінки.

4. Домовленості з розмов стають задачами

Без автоматизації: прохання «передзвоніть мені в четвер» живе в пам’яті менеджера або на стікері.

З автоматизацією та AI: система розшифровує дзвінок, чує домовленість і ставить задачу з терміном на четвер. Менеджер лише підтверджує. Те саме з перепискою: AI підказує, яку задачу поставити.

Це процес, який без AI автоматизувати було неможливо: правило не може «почути» розмову.

5. Угода заповнюється з розмови

Без автоматизації: менеджер після дзвінка вписує суму, товар, дату доставки й коментар або просто пише «клієнт думає».

З автоматизацією та AI: сума й позиції, які клієнт назвав, з’являються в угоді як пропозиція. У розборі дзвінка видно, до якої угоди AI прив’язав розмову і на якому вона етапі. Картка угоди перестає бути порожньою, а керівник бачить не «клієнт думає», а що саме його зупинило.

6. Угоди без руху підсвічуються

Без автоматизації: угода, що тиждень чекає оплати, на дошці виглядає так само, як учорашня.

З автоматизацією: на кожен етап задається норма часу (SLA). Угода, що вийшла за неї, підсвічується на дошці й потрапляє в список «Що потребує уваги». Про етапи й норми читайте в статті Воронка продажів у CRM.

7. Посилання на оплату й перевірка оплати

Без автоматизації: менеджер формує рахунок, надсилає реквізити, через день перевіряє виписку й вручну міняє статус.

З автоматизацією: коли угода переходить на етап «Очікує оплати», правило CRM створює посилання на оплату й готує повідомлення клієнту в Telegram чи Viber. Коли гроші надійшли, в історії угоди з’являється «Оплачено». Детально про це в статті Оплата за посиланням.

Дії, що йдуть клієнту, можна вмикати з підтвердженням: правило все підготує, а менеджер побачить текст і натисне «Схвалити».

8. Контроль якості й звіти

Без автоматизації: керівник слухає кілька дзвінків на тиждень, а звіт по воронці збирає в п’ятницю з таблиць.

З автоматизацією та AI: кожен дзвінок оцінюється за вашим чек-листом, з цитатою, чому знято бал. Звіти по воронці, менеджерах і пропущених рахуються самі. Як скласти чек-лист, пояснює стаття Чек-лист оцінки дзвінка, а які цифри дивитись по кожному менеджеру, підкаже стаття KPI менеджера з продажу.

Що автоматизувати першим

Не вмикайте все одночасно. Додавайте по одному-два процеси на тиждень і перевіряйте, що змінились цифри: кількість звернень у системі, передзвони, вчасно виконані задачі, конверсія в оплату.

Чого не варто автоматизувати

• Заперечення клієнта не віддавайте автоматиці. AI може підготувати чернетку, але сумнівному клієнту має відповідати людина.
• Знижки й нестандартні умови не автоматизуйте. Рішення про гроші ухвалюють менеджер і керівник.
• Процес, якого немає, автоматизувати не вийде. Якщо кожен менеджер продає по-своєму, спершу домовтесь про етапи й скрипт, і в цьому допоможе стаття Скрипт продажів по телефону.

Як це влаштовано в Omniscore

Omniscore це CRM для відділу продажів, яка працює поверх вашої телефонії й месенджерів. Binotel чи Ringostat, Telegram, Viber і пошта підключаються за один робочий день, і далі всі вісім процесів вище працюють на ваших реальних розмовах.

AI розбирає кожен дзвінок і повідомлення: пише резюме, оцінює за чек-листом, готує суму й позиції для угоди, задачу з домовленості й чернетку відповіді. Усе це приходить як пропозиції, які менеджер бере, виправляє або відхиляє. Правила на етапах воронки, що пишуть клієнту чи створюють посилання на оплату, можна вмикати з позначкою «Спершу питати людину», і тоді вони чекають «Схвалити» на екрані «Сьогодні».

Почати можна без переїзду: спершу підключіть аналіз дзвінків поверх поточної CRM, а модуль CRM увімкніть пізніше. Пілот триває 14 днів на ваших дзвінках і месенджерах, без передоплати. Ширше про автоматизацію бізнесу, не лише продажів, розповідає стаття Автоматизація бізнесу за допомогою AI.

Коротко

Автоматизація продажів прибирає з дня менеджера записи, нагадування й перевірки, тобто саме те, через що губляться клієнти. Почніть з обліку звернень і пропущених дзвінків, а потім додайте задачі з розмов. AI потрібен там, де дані треба взяти з розмови, наприклад для задач, полів угоди й оцінки дзвінків. Дії, що йдуть клієнту, спершу вмикайте з підтвердженням людини.